В 2021 году на человека, поступающего впервые на работу, заводят только электронные трудовые книжки (ЭТК). Но это не означает, что бумажные бланки уже ушли в прошлое и вопрос, где наклеивается голограмма в трудовой книжке и нужно ли это делать, все так же беспокоит кадровиков.
Назначение голограммы
АО «Гознак» с 2008 года начал выпускать защитные наклейки, которые продаются с бланком документа, подтверждающим трудовую деятельность работника. Основная задача голограммы – дополнительное подтверждение подлинности трудовой книжки. Знак выполнен в виде прозрачной наклейки диаметром 2 см. На серебристом фоне виден герб России, который при наклонении под определенным углом меняется на надпись «РФ».
Порядок изготовления бланков трудовых книжек и вкладышей к ним установлен Министерством финансов РФ. Несмотря на высокую степень защиты, на рынке существует множество подделок, которые сложно отличить от настоящих не имея специальных знаний. Только в 2017 г. службой безопасности АО «Госзнак» совместно с полицией было выявлено около полумиллиона недействительных документов. Чаще всего их продают киоски Союзпечати и магазины, торгующие канцелярскими товарами.
Федеральная служба по труду и занятости считает голограмму дополнительным способом защититься от поддельных документов.
Начиная с этого года бумажный вариант бланка трудовой книжки (БТК) или вкладыша к нему может потребоваться при утере оригинала. Испорченный документ также придется заменять дубликатом. Организации-работодатели закупают бланки у поставщиков, имеющих право торговать подобной продукцией. Их список опубликован на официальном сайте Госзнака. Но работают они только с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Несмотря на то, что с момента выпуска первых защитных наклеек прошло больше 20 лет, не все понимают, зачем нужна голограмма в трудовой книжке. При увольнении, видя такой знак на титульном листе БТК, работник может быть уверен, что у него в руках подлинный документ, а не фальшивка.
Проблемы, с которыми можно столкнуться, если обнаружится, что трудовая книжка, ее дубликат или вкладыш выполнены в типографии, не имеющей специальной лицензии:
- Невозможность подтвердить свой стаж при выходе на пенсию.
- При устройстве на работу могут возникнуть сомнения в наличии необходимого опыта.
- Необходимость самостоятельно обращаться ко всем предыдущим работодателям, чтобы восстановить записи в подлинном бланке.
Предприятию, где был оформлен принесенный сотрудником фальшивый бланк трудовой книжки, грозит административный штраф.
Купить голограмму отдельно или в местах, не имеющих права торговать БТК, невозможно. Этот эксперимент, хоть и не закреплен законодательно, признан одним из самых успешных в борьбе с подделками.
Обязательно ли на трудовой книжке должна быть защитная наклейка
На сегодняшний день так и не появилось ни одного официального документа обязывающего работодателя применять защитные наклейки и разъясняющего, куда клеить голограмму в трудовой книжке. Ни в действующих сейчас бланках, ни в новых, которые вступят в силу с 2023 года, не отведено специального места для голограммы. Трудовые книжки без защитной наклейки являются действительными, если куплены в аккредитованных организациях.
Вопрос о необходимости использования голограмм каждая организация решает для себя сама. Лучше, чтобы это было оформлено соответствующим приказом по предприятию.
Образец наклеивания голограммы в трудовую книжку можно увидеть на рисунке ниже:
Куда клеить голограмму
Найти инструкцию по применению голограммы можно только в информационном письме Госзнака от 27 января 2008 г. Да и там право выбора, куда ее наклеить оставляется за работником кадровой службы предприятия. Защитный знак наносится на титульный лист бланка после его заполнения.
Некоторые данные работника со временем меняются. Он может получить еще одно образование, изменить фамилию или имя. На титульном листе трудовой книжке об этом обязательно делается соответствующая запись. Поэтому вариантов выбора, куда нанести защитный знак остается немного.
Где наклеивается голограмма в трудовой книжке:
- Рядом с серией и номером бланка.
- Около подписи работника.
- Поблизости от печати организации, где оформляют БТК.
- Рядом с подписью должностного лица, ответственного за заполнение документа.
Основной особенностью этого вида защиты является саморазрушение при попытках отклеить знак. Поэтому при его использовании нужно придерживаться определенных правил:
- Голограмму наносят на заполненный титульный лист.
- Знак должен лишь частично закрывать реквизит, на который его приклеивают.
- Герб на пленке должен смотреть прямо, не отклоняясь вбок.
- При наклеивании нужно избегать образования складочек.
В противном случае документ будет считаться испорченным, а оплату за бланк придется вносить кадровику, заполнявшему трудовую книжку.
Если опыт наклеивания голограмм отсутствует, то лучше потренироваться заранее.
Представленное ниже видео поможет избежать неприятностей:
Со временем электронные трудовые книжки полностью заменят бумажные бланки, и потребность в дополнительной защите бланков отпадет. Но пока этого не произошло, лучше пользоваться теми возможностями, которые предоставляет АО «Госзнак».